Dat vraagt niet om mooipraterij, maar om zorg voor je lezer. Met de tips uit dit artikel lukt dat beter.

Begrijpelijk én vriendelijk schrijven: kan dat? 

We geven toe, met begrijpelijke taal vallen we graag met de deur in huis. Brieven van 5 pagina’s met op pagina 3 de boodschap dat je contract niet wordt verlengd: ik ben ze tegengekomen! Maar bij ons vind je ze niet. Ook een vervelende boodschap zetten we graag al in de eerste alinea. Dat is wel zo eerlijk en duidelijk voor de lezer. En het kan zeker ook vriendelijk zijn, als je het op de juiste manier aanpakt. 

Want begrijpelijke taal leent zich eigenlijk juist goed om ook vriendelijk over te komen. Begrijpelijk schrijven betekent namelijk: je verplaatsen in je lezer. Wat heeft die nodig om de juiste dingen te kunnen doen? Vriendelijker kan niet, toch? De juiste toon vinden is daarbij belangrijk, vooral bij slecht nieuws. Want hoe doe je dat nu precies, duidelijk én vriendelijk schrijven? Hieronder een aantal tips. 

Hoe pak je het aan? 

Gebruik deze tips om slecht nieuws duidelijker en vriendelijker te brengen: 

1. Kies het juiste medium
   Niet elk bericht hoort in een mail. Vraag je daarom als eerste af: moet dit wel een mail zijn? Vooral als je slecht nieuws brengt, werkt het vaak beter als je de ontvanger echt kunt spreken. Dus bel, of maak een afspraak om iemand persoonlijk te spreken. Je merkt dan beter hoe de boodschap landt bij de ontvanger. En je laat zien dat je moeite doet voor de ander. 
2. Verstop het slechte nieuws niet
   Veel mensen willen het slechte nieuws wat verzachten en schrijven daarom om de hete brij heen. Maar dat zorgt juist voor onduidelijkheid. Wees daarom eerlijk en duidelijk. Zet het slechte nieuws niet midden in een lange alinea, maar zeg wat er aan de hand is, in gewone taal. 
3. Vang de klap op
   Slecht nieuws komt minder hard aan als je erkenning geeft voor het gevoel of de moeite van de lezer. Laat merken dat je begrijpt dat het vervelend is. 
4. Denk mee met je lezer
   Denk mee door opties aan te bieden. Geef de lezer iets om wél te doen. Dat kan praktisch of informatief zijn. 

Een voorbeeld 

Nog even terug naar het voorbeeld van het contract dat niet verlengd wordt. Met de tips hierboven zou de eerste alinea van zo’n brief er bijvoorbeeld zo uitzien: 

Op 1 mei spraken we elkaar over je contract. We hebben besproken dat we je contract niet verlengen. We begrijpen dat dit niet het bericht is waar je op hoopte. Daarom denken we graag met je mee om je overstap naar nieuw werk zo prettig mogelijk te maken. Hieronder lees je hoe het nu verdergaat. 

Wil je meer weten over hoe je lastige boodschappen begrijpelijk opschrijft? Volg onze training Begrijpelijk schrijven. Of neem contact op met Mariëlle via 0345-544 836 of marielle@bureautaal.nl.